信息公告

学院新版会议室预约系统上线

   

            后 台 管 理

     为规范管理学院会议室,提高会议室使用效率,学院自今日起上线新版会议室预约系统,教师或学生可以登录新版会议室预约系统进行会议室预约,学院不再接受口头或电话预约会议室。

系统登录方式        

    一、新版会议室预约地址:http://www.joyreserve.com/index.php/MRRSFL




     二、预约系统微信端:       


     预约步骤:

     第一步:注册,填写 用户名(请填写真实姓名,否则会影响审批),手机号码(填写正确手机号,以便接收预约相关信息,下次登陆时手机号为唯一登陆凭证),密码,学号/工号,邮箱;



     第二步:使用注册时填写的手机号以及密码登陆;



     第三步:预约会议室;



  第四步:选择校区、会议室、设备、服务、时间和备注(填写会议名称内容),提交预约单;


  注意:备注栏请填写会议名称或内容,否则无法审核通过       



   第五步:等待管理员审核,通过后完成预约。

   预约状态将以短信或微信通知形式推送至你注册时的手机号,请注意查收。


附件:

外国语学院会议室使用规定

为了进一步加强学院会议室管理,确保学院会议室规范、有效使用,明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程,现对会议室的使用作如下规定。

1. 会议室是学院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待来访嘉宾的场所,未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括:综合楼326会议室、354会议室、309学术报告厅、329云计算实验中心和沙河校区主楼东210。

2. 会议室由院办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许,任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

3. 会议室实行提前预约制度。相关人员(部门)使用会议室,需提前进入在线预约系统进行预约,经审核批准后方可使用。院办公室每周五下午统计下一周会议室使用登记情况,并报学院各领导处。

4. 会议室使用当天需借用钥匙的,由会议室借用负责人到院办公室办理借用钥匙手续,如是学生借用钥匙需提供本人学生证原件抵押,会议室使用完及时归还钥匙,以保证后续会议室的正常使用。

5. 会议室使用期间,使用人应爱护会议室设施,并保持会议室清洁。活动期间,要爱惜会议室的设备及物品,特别是多媒体设备等。

6. 会议室活动结束后,使用人应进行必要的检查,关闭会议室内各种电器设备的电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗,对会议室进行清扫和整理。

7. 严禁涉及商业的各类活动。

8. 本暂行办法自2017年3月23日起实行。

说明:

1.沙河校区会议室主楼东210由语言培训中心负责管理,负责人:万江松 联系方式:83206717。

2.请申请者提前30分钟到综合楼352办公室登记领用钥匙,需晚上使用的请于当天下午17:00之前到354登记领用,遇法定节假日请提早于上班时间与办公室联系。若在预定时间不能按时使用时,申请人应及时通知办公室。若是学生借用钥匙需提供其本人学生证或其他身份证件原件做抵押。

3.会议室使用需遵循重大会议优先,先预约先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;如遇特殊情况、紧急会议可先通知院办公室负责人,立即开启会议室先行使用,事后补办有关登记。

4.会议室负责人:张轶骏、易中翠  联系方式:61831230,办公室地址:综合楼352。

 

外国语学院办公室

2017年3月23日